1. Explain why the old, non-integrated functional system created problems for the company. Be specific.
การที่ Dollar General มีการเติบโตอย่างรวดเร็ว ทำให้ระบบ IT นั้นไม่สามารถที่จะตอบสนองต่ออัตราการเติบโตอย่างก้าวกระโดดของบริษัทได้ จึงทำให้บริษัทเกิดปัญหาต่างๆดังต่อไปนี้
1) ปัญหาด้านอัตราภาษีที่แตกต่างกัน : จากการที่ Dollar General ขยายสาขาไปในหลายๆรัฐ โดยที่ระบบเก่านั้นขาดความเชื่อมโยงและไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ ยากต่อการดูแลให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลง
2) ปัญหาด้านการบริหารงาน : ขนาดขององค์กรทำให้องค์กรต้องการระบบที่จะทำให้ Information Flow ขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ การที่ระบบขาดความเชื่อมโยงจึงส่งผลให้ไม่มีศูนย์กลางในการรวมข้อมูลภายในองค์กรจึงทำให้การดำเนินงานของแต่ละส่วนงานขาดความสอดคล้อง ยากต่อการบริหารงานให้บรรลุตามเป้าหมายที่ได้วางไว้
3) ปัญหาด้านการการจัดการบุคลากร : การขยายสาขาและการเติบโตของบริษัท ทำให้โครงสร้างองค์กรของบริษัทขยายใหญ่ขึ้น บริษัทจึงจำเป็นต้องมีจำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้นตามไปด้วย ดังนั้นการที่แต่ละสาขาขององค์กรไม่มีระบบที่เชื่อมโยงและแบ่งปันฐานข้อมูลระหว่างกัน จึงยากต่อการบริการจัดการพนักงานในแต่ละส่วนให้เป็นไปอย่างมีแบบแผนสอดคล้องกันทั่วทั้งองค์กร และกิจกรรมต่างๆที่จัดขึ้นสำหรับพัฒนาศักยภาพของพนักงานจะทำได้ยากขึ้นด้วย
4) ปัญหาด้านการจัดการคำสั่งซื้อ : การขยายขนาดขององค์กรทำให้บริษัทได้รับคำสั่งซื้อเพิ่มมากขึ้น ซึ่งเป็นผลดีต่อรายได้ของบริษัท อย่างไรก็ตามการที่ระบบการจัดการ account payable ยังอยู่ในรูปแบบ manual อาจทำให้เกิดความผิดพลาดในการดำเนินงาน นอกจากนี้อาจทำให้บริษัทไม่สามารถที่จะรองรับคำสั่งซื้อที่เพิ่มขึ้นได้ทั้งหมด ซึ่งจะส่งผลให้บริษัทสูญเสียผลประโยชน์ที่ควรจะได้รับ
2. The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?
การติดตั้งระบบใหม่ส่งผลให้บริษัทได้ผลประโยชน์ดังต่อไปนี้
1) การบริหารจัดการภายในองค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากระบบสารสนเทศระบบใหม่นี้จะทำการเชื่อมโยงระบบการดำเนินงานและข้อมูลของแต่ละส่วนงานเข้าไว้ด้วยกัน ทำให้ Information Flow ขององค์กรดำเนินไปได้อย่างสะดวก ทั้งยังเพิ่มศักยภาพในการทำงานของแต่ละส่วนงาน เช่น
- ฝ่ายบุคคลสามารถที่จะดูแลเรื่องการประเมินผลงาน เงินเดือนและข้อมูลของพนักงานให้เป็นไปอย่างเป็นระบบมากขึ้น
- ฝ่ายการเงินสามารถใช้ระบบ sales audit system(STS software)ช่วยในการบันทึกบัญชี ทั้งยังสามารถที่จะดึงข้อมูลด้านการเงิน ส่วนลดและข้อมูลอื่นๆจากร้านค้าทั้งหมดมาใช้วิเคราะห์เพื่อกำหนดกลยุทธ์และแนวทางในการปฏิบัติงานได้เอง นอกจากนี้ระบบใหม่ยังมีความ customize เอื้อให้การจัดการภาษีของแต่ละสาขาในแต่ละรัฐเป็นไปอย่างง่ายดายมากขึ้น
- ฝ่ายจัดซื้อสามารถที่จะนำ EDI มาช่วยในการจัดการการสั่งซื้อสินค้าจาก supplier ทำให้สามารถสั่งซื้อสินค้าได้อย่างรวดเร็ว ลดความผิดพลาดของข้อมูลและยังทำให้ต้นทุนในการบริหารสินค้าคงคลังลดต่ำลง
- ฝ่าย IT สามารถลดภาระงานและต้นทุนลง โดยอาศัย WEB-base เข้ามาช่วยในการดูแลและอัพเดทระบบได้ในจุดเดียว ไม่ต้องเสียเวลาในการติดตั้งโปรแกรมในคอมพิวเตอร์ทีละเครื่อง เกิดความยืดหยุ่นในการใช้งาน เนื่องจากผู้ใช้สามารถที่จะเลือกใช้งานโปรแกรมได้ตามความเหมาะสม
2) ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน เนื่องจากขั้นตอนในการดำเนินงานลดลง มีการใช้พนักงานในสัดส่วนที่น้อยลง ต้นทุนในปฏิบัติงาน รวมทั้งต้นทุนในการแก้ไขความผิดพลาดจึงลดต่ำลง
3) การจัดการทรัพยากรในองค์กรเป็นไปอย่างคุ้มค่าและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
4) มีระบบข่าวสารที่ทันสมัย อันเนื่องมาจากความเชื่อมโยงของข้อมูลทั้งในและนอกองค์กร
ดังนั้นแม้ว่าการติดตั้งระบบใหม่จะมีค่าใช้จ่ายสูง แต่ก็มีความคุ้มค่าเมื่อเปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายของบริษัทที่ลดลงในระยะยาวและประสิทธิภาพในการดำเนินงานที่เพิ่มขึ้นของบริษัท
3. Lawson Software Smart Notification Software (lawason.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.
Smart Notification software เป็นsoftware ที่ช่วยในการคัดกรองข้อมูลให้แก่บุคคลที่ต้องการใช้ข้อมูลได้อย่างเหมาะสม รวดเร็ว และทันต่อระยะเวลาที่ต้องการใช้งาน ซึ่งจะทำให้การดำเนินงานเป็นไปได้อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น นับว่ามีความเหมาะสมกับ Dollar General เนื่องจาก Dollar General เป็นองค์กรขนาดใหญ่ มีหลายสาขาและอยู่ในหลายรัฐ ดังนั้นข้อมูลภายในองค์กรจึงมีอยู่มากมาย Smart Notification สามารถที่จะช่วยให้ information flow เป็นไปอย่างราบรื่น โดยการแบ่งบันและคัดเลือกเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นสำหรับใช้ในการตัดสินใจ จึงเหมาะสมสำหรับผู้บริหารและผู้จัดการที่ต้องอาศัยข้อมูลจำนวนมากในการวางแผนกลยุทธ์และแผนปฏิบัติงานในด้านต่างๆ ทำให้องค์กรสามารถที่จะตอบสองต่อสภาพแวดล้อมในการดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?
Services Automation เป็น software ที่ช่วยในการจัดการการบริหารงาน ทรัพยากร เวลา ค่าใช้จ่ายและการเงิน ตั้งแต่การหาโอกาสในการขายไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ประกอบไปด้วยส่วนหลัก 3 ส่วน ได้แก่ Opportunity management ,Project management และ Resource management ทำให้สามารถที่จะบริหารทรัพยากร การตรวจดูรายได้ การตรวจสอบกำลังการผลิต การวางกลยุทธ์ในการลงทุนในปัจจุบันและโอกาสสำหรับอนาคต อย่างไรก็ตามแม้ว่า Services Automation จะมีประโยชน์ในการบริหารทรัพยากรเป็นอย่างมาก แต่มันมีความซ้ำซ้อนกับระบบใหม่ที่ Dollar General ใช้อยู่ ซึ่งสามารถทำการตรวจสอบและดึงข้อมูลทางด้านเงิน รวมไปถึงการจัดซื้อได้อยู่แล้ว ผู้บริหารสามารถนำข้อมูลดังกล่าวมาใช้ในการวิเคราะห์และวางแผนกลยุทธ์ได้เช่นกัน ประโยชน์ส่วนเพิ่มที่จะได้รับจากการปรับใช้ Services Automation จึงอาจไม่คุ้มค่ากับการลงทุนติดตั้งระบบ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น